Seja mestre em (boas) reuniões

Um roteiro para a troca de ideias:

Antes

• Defina bem seus objetivos. Não coloque na pauta um número muito grande de assuntos. Só assim você vai facilitar a condução do encontro.

• Faça uma lista de participantes e convide-os com antecedência, informando local, pauta, data e horário.

• Escolha um espaço adequado. Procure uma sala bem ventilada, com boa acústica e cadeiras suficientes para o número de pessoas. Reserve alguns assentos perto da porta para os atrasados.

• Pesquise o assunto que vai ser discutido e pense na melhor forma de apresentá-lo. Se for utilizar aparelhos audiovisuais, verifique com antecedência se eles estão funcionando.

Durante

• Chegue ao local antes dos convidados para se certificar de que está tudo certo e reveja os pontos que serão discutidos.

• Comece no horário marcado. As pessoas podem ter outro compromisso em seguida.

• Aproveite os primeiros cinco minutos para esclarecer os objetivos, explicar como será organizada a reunião e estabelecer as regras (tempo de exposição, horário dos intervalos, se é permitido ou não fumar, etc.).

• Em seguida, procure formas de “quebrar o gelo” para que todos se sintam mais à vontade.

• Seja claro na exposição do conteúdo a ser discutido, reforçando-o com exemplos. Também é importante registrar no quadro-negro as ideias apresentadas.

• Incentive a participação do grupo, dando oportunidade e encorajando todos a falarem e darem sugestões.

• Mantenha o fio condutor, para que a conversa não saia do eixo principal. Procure olhar para todos os participantes e controlar as conversas paralelas.

• Nas reuniões de pais, evite comentar problemas individuais e citar nomes de alunos. É menos embaraçoso — e mais eficiente — chamá-los para uma conversa particular.

• O encontro deve durar apenas o tempo necessário para que o grupo não perca o interesse. Se for preciso, proponha uma pausa para que todos possam relaxar.

Depois

Faça um resumo do que foi decidido e envie-o para os participantes da reunião e para os que não puderam comparecer.

Se o seu objetivo é:

• Treinar.

• Informar.

• Resolver o problema.

• Tomar uma decisão.

• Integrar.

O grupo deve:

• Aprender novos comportamentos, novas habilidades ou obter novos conhecimentos.

• Adquirir mais clareza sobre determinado assunto.

• Identificar possíveis soluções.

• Traçar um plano de ação.

• Melhorar a coesão e a comunicação entre si.

 

(Revista Nova Escola)